Office Manager, événementiel, communication interne
Le contexte
En 2021, après ma formation MARCOREL en communication digitale (réseaux sociaux, SEO SEA, WordPress, Mailchimp), et ma mission de relations presses avec Schneider Consumer Group, je suis à la recherche d’un nouveau projet professionnel. J’active mon réseau et, grâce à Anna Leymonie, rencontrée durant mes études, je me fais embaucher en tant qu’Office Manager pour le bureau français de TikTok.
Présentation de l'entreprise
ByteDance, dont la mission est « inspire creativity, enrich life », créé en 2012, est une entreprise de tech chinoise. Sa filiale la plus connue dans le monde, TikTok, a elle été lancée en 2016, et a commencé à prendre de l’importance sur le territoire français en 2020, favorisée par les confinements imposés par le COVID. Application mobile de partage de vidéos, TikTok et le cinquième réseau social le plus utilisé dans le monde et en France en 2024.
ByteDance a ouvert des bureaux physiques en 2019, et n’a cessé de croitre depuis. De quelques salariés à l’époque, l’entreprise a aujourd’hui des bureaux de plusieurs étages qui accueillent plus de 200 collaborateurs, à 70% français et 30% du reste du monde. Elle est structurée au niveau de grandes régions, la France faisant partie de l’EMEA. C’est donc dans un environnement multiculturel, avec des échanges à 50% en anglais et 50% en français que j’arrivais.
L’objectif de mon équipe, d’abord managée par Anna puis par Milijana Pavlovic : faire en sorte, via l’office management et l’organisation d’événements, de mettre les collaborateurs dans les meilleures conditions possibles pour travailler, avec des exigences s’approchant de celles des palaces.
Mes missions d'Office Manager
Gestion des bureaux
- Point de contact principal avec le bailleur et gestion des prestataires : ménage, accueil, techniciens principalement.
- Vérifications quotidiennes de l’état du bureau : propreté, peinture, mobilier, éclairage, respect des règles d’hygiène et de sécurité.
- Gestion des snacks pour la team food : suivi des stocks, évaluations des consommations, choix des produits en fonction des souhaits des collaborateurs, suivi du budget.
- Inventaire, achat, distribution de fournitures aux collaborateurs
- Suivi de la production de signalétiques et décoration
- Accompagnement des équipes dans la gestion du déménagement des bureaux en 2024, onboarding de nouveaux prestataires
- Support auprès de l’équipe sécurité pour la gestion des badges d’accès et de l’accueil des invités externes
Services aux collaborateurs
- Onboardings des nouveaux salariés : accueil physique, présentation des bureaux (en français et en anglais), remise du cadeau d’accueil, etc.
- Support auprès des équipes pour l’organisation d’événement clients sur site
- Production et distribution de goodies pour les employés
- Flotte d’abonnements mobiles : participation à l’appel d’offre pour changer d’opérateur, mise en place et attribution des lignes
Communication interne
- Mise à jour de l’Intranet France
- Ecriture de messages d’information quotidiens via le chat interne pour les employés France
- Création de supports de communication physique affichés dans les bureaux
- Tous types de communication informelle : notre équipe était le point d’entrée de tous les salariés dès qu’ils avaient une question sur l’entreprise hors sujets RH
Evénements
- Grands événements saisonniers dans Paris: Halloween dans les magasins Tati désaffectés, soirée d’été dans un bar sur les quais, soirée de noël et concert pour les employés.
- Micro événements saisonniers avec snacks dédiés et animations au bureau
- Afterworks
- Mise en place de sessions de sport et de massages au bureau
- Accompagnement du service de culture interne basé à Londres pour l’organisation de leurs événements à Paris
- Créations graphiques : stickers, bannières, habillages de textes, etc.
Compétences développées
anglais - lu écrit parlé
relationnel
sens du détail
