Accueil et gestion des invités VIP
Le contexte
Le Tour de France est le 3ème plus grand événement sportif planétaire derrière la Coupe du Monde de football et les Jeux Olympiques. Il est diffusé dans plus de 150 pays et constitue surtout une grande célébration populaire, étant accessible à tous et gratuit.
Forcément, le Tour attire beaucoup de marques. Outre la possibilité de sponsoriser une équipe, les entreprises peuvent devenir partenaires et capitaliser sur les trois semaines que dure la course pour communiquer via plusieurs supports :
- Chars sur la caravane publicitaire.
- Sponsoring d’un des quatre maillots (maillot jaune, maillot blanc, maillot vert, maillot à pois).
- Visibilité sur les supports de communication de la course.
- Visibilité sur les supports de communication officiels du Tour de France (site web, etc.).
- Publicités pendant les coupures pub.
- Citations des marques par les speakers au départ et à l’arrivée.
- Opération d’hospitalités.
- Etc…
Škoda, marque automobile Tchèque du groupe Wolskwagen est partenaire depuis de nombreuses années du Tour. Tous les amateurs de la Grande Boucle savent désormais identifier la Škoda Superb floquée du numéro 1 de Christian Prud’homme, le directeur du Tour de France. En 2011, le constructeur était sponsor du maillot vert, et Sportys, l’agence au sein j’avais effectué mon stage de fin d’études six mois auparavant, avait remporté l’appel d’offre pour la gestion des prestations VIP.
Les Relations Publiques sur le Tour de France
Le dispositif hospitalités des Partenaires du Tour de France est globalement le même pour tout le monde.
Veille de l’étape
- Transport en avion ou train jusqu’à la ville étape, transfert à l’hôtel.
- Dîner avec l’équipe hospitalités de la marque et souvent les « Chauffeurs VIP » qui sont d’anciens coureurs.
- Nuit dans un hôtel 3/4/5 étoiles.
Jour J
- Transfert vers l’étape de départ.
- Petit déjeuner sur le stand de la marque au Village Départ, visite du paddock coureurs, départ de la caravane publicitaire.
- Départ en voiture sur l’étape avec le chauffeur VIP, juste avant le début de la course.
- Pique-nique de luxe, souvent au champagne et au foie gras au bord de la route, passage des coureurs.
- Tour en hélicoptère au-dessus de la course.
- Cocktail dans l’espace VIP ASO, face à la ligne d’arrivée.
- Transfert vers l’hôtel / la gare pour le retour, récupération de photos souvenirs.
Mes missions sur le Tour de France avec Škoda
On m’a proposé de participer à cette aventure du Tour de France avec Škoda six mois après mon stage chez Sportys, alors que j’étais en recherche d’emploi. Disponible, j’ai relevé le challenge et pu prendre part à l’événement sportif le plus excitant de l’année.
Mon poste : hôtesse hospitalités/intendante des prestations VIP. J’étais donc le premier contact des hôtels sur le terrain et en charge d’accueillir dans les meilleures conditions possibles les clients de Skoda :
- Check in à l’hôtel et création des rooming list.
- Impression des menus et programmes hospitalités.
- Mise à disposition dans les chambres des menus, programmes et cadeaux VIP, à savoir un maillot (à la taille du client), une gourde, un porte-clé – nous avions un ravitaillement de cadeaux tous les cinq jours environ avec l’agence qui gérait la caravane.
- Validation des menus des dîners et quantités avec les hôtels / restaurants.
- Accueil des invités, remises des bracelets, badges etc.
- De manière générale, interlocutrice des invités et staff Škoda.
Comme anticipé, ce Tour de France avec Škoda fut vraiment une expérience exceptionnelle, pleine d’émotions et très fatigante. J’ai passé près d’un mois sur les routes, avec des journées bien remplies et des nuits courtes. J’ai dû m’adapter et faire preuve de débrouillardise pour répondre aux imprévus. L’imprimante est en panne alors qu’on loge dans un petit village de montagne ? Pas de souci, on va à l’office du Tourisme, on leur donne trois gourdes et deux bobs et ils nous impriment nos menus.
Même si ce fut un peu frustrant de rester à l’hôtel (je ne me suis rendue sur la course qu’à deux reprises), j’ai adoré échanger en français et en anglais avec des passionnés de nombreuses nationalités, et la dernière étape, en voiture sur le parcours, slalomant et klaxonnant joyeusement entre les chars de la caravane reste un souvenir à jamais gravé dans ma mémoire. J’aurai toujours une pensée particulière pour mes camarades du Tour 2011, Michael Pierre, Jean-Nicolas Lussiana, Florian Louis et Adrien Zannettacci.
Compétences utilisées
organisation
sens de l'accueil
capacités d'adaptation
gestion du stress
relations clients
anglais
Un tour riche en émotions
