Soirée de noël du Stade Français Paris Business Club
J’ai eu l’occasion de gérer de nombreux événements avec les équipes des relations publiques durant mon expérience au Stade Français Paris. Je vais détailler ici les étapes pour organiser une soirée de gala, en illustrant avec des exemples tirés de celle d’une soirée de noël du club. Ces étapes sont valables pour un événement calibré entre 100 et 400 convives environ. Au-delà, il faudra s’y prendre bien plus en amont.
Je vous offre également des outils clé en main qui vous seront certainement utiles pour organiser une soirée de gala :
- Un tableau récapitulatif complet
- Un tableau de commande et suivi des boissons
- Un tableau d’élaboration et de suivi de budget
- Une feuille de route opérationnel pour le jour J
J-90 : réflexions préliminaires et recherche de lieu
En fonction de la période à laquelle on organise la manifestation, les lieux peuvent être pris d’assaut ou disponibles facilement. Il faut particulièrement anticiper à l’avance pour les événements de juin, de septembre et de décembre.
1. S’interroger : pourquoi cet événement est-il organisé ?
Quelle est la raison d’être de la manifestation ? Pourquoi est-elle organisée ? Pour qui ? Avec quels objectifs ?
Concernant notre exemple, le but est double.
- Objectif principal : faire passer un moment exceptionnel aux invités extérieurs au club, à savoir les entreprises, partenaires et proches qui s’investissent tout au long de l’année, permettant d’apprendre à mieux les connaître, de créer des liens et de les fidéliser.
- Objectif secondaire : renforcer le sentiment d’appartenance des joueurs et membres du staff.
2. Evaluer le budget de la soirée
Avant de partir dans des considérations purement opérationnelles, il est indispensable de savoir combien on pourra dépenser. Quelle est l’enveloppe budgétaire ? Est-elle globale ou par personne ? Sera-t-elle fixe ou avez-vous une marge de dépassement ? Pourrez-vous bénéficier de dotations sur certains postes, comme par exemple les boissons ? Attention : si vous êtes un particulier qui organiser un événement privé, pensez-bien à prévoir votre budget en HT.
Vous pourrez télécharger un budget-type fictif en format Excel ici. Ce budget ne correspond évidemment pas à celui d’une soirée réelle du Stade Français pour des raisons de confidentialité.
3. Faire une première liste des invités : calibrage de l’événement
L’organisation ne sera évidemment pas la même pour 30, 100 ou 500 participants. Il est donc impératif d’avoir en amont une bonne idée du nombre de convives. Il faut déterminer s’ils peuvent venir accompagnés ou non et, en fonction de l’expérience qu’on a déjà eu avec cette population, évaluer le taux de retour positifs qu’on devrait avoir.
Pour notre exemple, nous partons sur 450 personnes invitées avec une évaluation approximative de 350 présents :
- Environ 180 staff, joueurs et leurs conjoints.
- 150 membres du Business Club et Partenaires et leurs +1.
- Une trentaine d’invités institutionnels, journalistes et proches du club et leurs +1.
4. Déterminer les grandes lignes de la soirée
Quels seront les horaires de l’événement ? Est-ce que nos convives vont dîner ? Allons-nous partir sur un repas assis, un buffet un un cocktail ? Quel est le positionnement de la manifestation : s’agit-il d’un événement corporate, une soirée de gala, un bal masqué ? Faudra-t-il animer la soirée ? Y aura-t-il des prises de parole ? Faudra-t-il prévoir un photographe ? Allons-nous offrir des cadeaux à nos invités ? Est-il indispensable pour nous de travailler avec nos prestataires habituels ?
Concernant les soirées de noël du Stade Français Paris, nous partions sur un accueil des convives autour de 19h30, avec cocktail et discours, suivi soit d’un buffet assis, soit d’un cocktail dînatoire debout en fonction du lieu. Cet événement, beaucoup moins protocolaire que la soirée de présentation d’équipe à l’Hôtel de Ville, était l’occasion de passer un moment très conviviale et de nous amuser un peu. Nous prévoyions donc des animations.
5. Trouver le lieu
Et un lieu adapté au profil de notre soirée ! Les éléments à prendre en compte et questions à se poser :
- La localisation géographique : on ne va évidemment pas organiser un événement à Marseille si tous les convives habitent/travaillent à Montpellier.
- Le prix – parfois le prix global comprend le mobilier (détailler ce qui est disponible et ce qui ne l’est pas), l’éclairage, la sonorisation, la sécurité, le vestiaire, etc. parfois tout est en option et les coûts peuvent vite grimper.
- Est-il indispensable d’avoir un parking ? Gratuit ou payant ? Faudra-t-il acheter des tickets pour les convives ?
- La capacité de la salle en fonction du mode dînatoire prévu (cocktail debout ou repas assis)
- La sonorisation.
- Est-ce que les prestataires sont imposés par le lieu ?
- Y-a-t’il un espace prévu pour le vestiaire ? Avec cintres et tickets de consigne ?
- Comment les cuisines sont-elles équipées ?
- Est-ce qu’il y a un coin fumeurs ?
- Est-ce que tout est en intérieur ou bien on peut prévoir une partie dehors (important pour les événements se déroulant l’été) ?
La méthode pour trouver un lieu est tout ce qu’il y a de plus simple : faire une recherche sur Internet, collecter les informations, demander des devis puis aller visiter les salles. Parfois, le choix est évident, parfois on hésite entre deux ou trois qui correspondent à nos besoins. La décision est alors opérée soit en fonction de critères objectifs, soit selon les goûts de ses supérieurs hiérarchiques.
Une fois le lieu trouvé, il ne faut pas tarder à le réserver. A savoir : tous les lieux font des demandes d’acomptes à signature du devis (généralement entre 20 et 30%).
Nous avons eu la chance de pouvoir organiser les soirées de gala du Stade Français Paris dans des lieux assez variés : sur une péniche navigant sur la Seine, dans la salle des fêtes de la Mairie de Paris, dans le Salon Officiel du Stade Jean Bouin, au Cirque Grusse, au club Angie ou encore au Musée des Arts Forains.
J-75 : recherche et réflexion
6. Chercher les prestataires adaptés pour organiser une soirée de gala
Vous allez être amené à travailler avec plusieurs types de prestataires lorsque vous organisez une soirée de gala : le lieu et le traiteur bien sûr, mais aussi une agence d’hôtesse, de sécurité, un prestataire technique son et vidéo, des agences d’animations, un fournisseur de cadeaux.
Parfois, le lieu ne travaille qu’avec ses prestataires, parfois vous pouvez venir avec les vôtres. Vous pouvez alors soit prendre ceux avec lesquels vous travaillez habituellement, soit en chercher de nouveaux.
Concernant le traiteur, une fois que vous avez signé un accord de principe, vous pourrez faire une visite technique dans le lieu de votre événement ainsi qu’un test pour valider le menu, le mobilier s’il faut en louer (tables, chaises, mange-debout, buffets), le nappage, la vaisselle, les compositions florales, éclairage des buffets, etc.
7. Commande des cadeaux
Lorsqu’on souhaite offrir des cadeaux personnalisés avec le logo ou les couleurs d’une entreprise, la fabrication peut se faire de deux façons :
- On choisit un objet de catalogue et on fait apposer notre visuels dessus – la fabrication peut alors être rapide et le coût reste modéré.
- On travaille avec un fournisseur pour développer un produit spécifique – il faut alors prévoir beaucoup de temps (au moins plusieurs mois) et les coûts sont plus élevés.
A savoir que, logiquement, plus les quantités seront élevées et plus le coût unitaire baissera.
Dans le cas des soirées du Stade Français Paris, nous offrions en général des produits merchandising, et uniquement aux invités extérieurs au club : t-shirt, polos, etc. Je devais alors évaluer le nombre de modèles hommes et de modèles femme, ainsi que les tailles à prévoir. J’avais une marge de confort qu’on a rarement : je demandais des quantités plus élevées à mon collègue Loïc Seguin et je pouvais lui retourner les produits non distribués.
J-60
8. Envoyer les invitations
La liste définitive des invités est prête, vous devez préparer vos invitations. En fonction de la structure de votre entreprise, vous pouvez passer par un prestataire pour réaliser les visuels ou bien les faire faire en interne. Quoiqu’il en soit, afin de gagner du temps, préparez un brief clair et détaillé pour le ou la créa. Donnez lui également une deadline en gardant à l’esprit qu’il y aura probablement quelques aller-retour avant la validation définitive. A savoir : de nos jours, 90% des invitations sont envoyées par e-mail (directement depuis une boite mail ou via une plateforme d’emailing). Si vous optez pour l’envoi par courrier, prévoyez bien les coût d’impression et d’expédition et ajustez votre planning.
Les éléments impératifs à faire figurer sur votre invitation :
- Intitulé de la soirée
- Nom de l’hôte
- Date et horaire d’ouverture des portes
- Lieu
- Contact
- Délai de réponse (le fameux « RSVP avant le »)
- Dresscode s’il y en a un
- Mention « possibilité de venir accompagné » ou bien « invitation valable pour une personne »
Il arrive parfois aussi qu’on envoie, en amont de l’invitation, un « Save The Date » pour permettre aux convives de bloquer la date dans leur agenda. Il ne comporte alors que l’intitulé de la soirée et la date.
Si vous donnez la possibilité à vos convives de venir accompagnés, pensez-bien à leur demander le nom de leur « +1 » lorsqu’ils vous confirment leur présence pour avoir un listing précis et complet.
Concernant notre exemple, les visuels étaient réalisés soi par moi-même (une parenthèse créative agréable dans mon quotidien plutôt opérationnel), soit par ma collègue Sarah Magisson. Nous utilisions des éléments de la charte du club et des maillots de la saison en cours en rajoutant un peu de « magie de noël » au visuel.
J-30 : la phase opérationnelle commence
9. Elaboration des dispositifs
Une fois les prestataires choisis, vous pouvez organiser une visite dans le lieu (pas indispensable pour les hôtesses et la sécurité), élaborer et valider les dispositifs. Pensez à demander si vous devrez prévoir des plateaux repas pour les personnels sur place ou non, vous pourrez alors les commander au traiteur.
Pour notre exemple :
- Sécurité : 1 agent à l’entrée du site, 1 agent dans la salle de réception
- Hôtes / Hôtesses : 2 personnes, qui géreront le vestiaire et remettront les cadeaux au départ des invités
- Technique : des éclairages roses, une estrade, un grand écran de présentation, un micro + la sonorisation de la salle
- Animations : 1 magicien, 1 stand photos, un accueil « robe champagne » et la mascotte du club
10. Déroulé, décoration, prise de parole
Vous voudrez personnaliser le lieux à vos couleurs. Quel matériel avez-vous déjà à disposition ? Allez-vous devoir investir ? S’il s’agit d’une soirée de noël, faut-il commander un sapin ?
Une fois le déroulé affiné, si vous choisissez une prise de parole, allez-vous l’accompagner d’une présentation vidéo ? Qui parlera ? Quel discours ?
J-10 à J-1
11. La liste des convives s’affine
Lorsque vous atteignez la date du RSVP, souvent à J-10 ou J-7, envoyez un e-mail de relance à ceux qui n’ont pas répondu. Vous avez désormais une idée du nombre précis de convives, vous allez pouvoir donner des quantités affinées au traiteur, sachant qu’il pourra normalement encore les ajuster à J-5. A SAVOIR : de manière générale, sur ce type de soirée, on peut avoir 5 à 10% de no-show, soit des personnes qui vous font faux bond au dernier moment, et pas toujours en vous prévenant. Vous pourrez donc passer une commande légèrement inférieure au réel.
J’ai par exemple, à J-5, une liste à 370 convives. Même s’il y en aura 4 ou 5 qui me répondront au dernier moment, voire qui viendront sans confirmer (oui, oui, ça arrive), je devrais avoir une vingtaine d’annulations. Je vais donc commander pour 350 personnes.
12. Commande des boissons
Vous avez désormais une bonne idée du nombre d’invités, vous pouvez donc évaluer la quantité de boissons à commander, en tenant compte des éléments suivants :
- Y aura-t-il un cocktail ou bien vous dînerez directement ?
- Est-ce que votre public est connu comme « grand buveur » ou « buveur modéré » ?
- Servirez-vous du champagne ? Juste au cocktail ou au dessert également ?
- Servirez-vous du fromage, auquel cas les convives boiront certainement plus de vin rouge ?
- Prévoyez-vous plusieurs types de vins ?
- Servirez-vous un digestif après le repas ?
- Avez-vous de bonnes capacités de stockage dans vos locaux, auquel cas vous pourrez commander large et conserver le reliquat ou, dans le cas contraire, passer une commande la plus affinée possible ?
A noter : certains traiteurs, s’ils ne fournissent pas les boissons, prennent un droit de bouchon (x euros par bouteille servie). Vous pouvez essayer d’en négocier le prix. Les boissons sont idéalement à faire livrer sur le lieu de l’événement la veille au matin ainsi, si jamais il y a un problème vous pourrez toujours vous tourner vers le traiteur qui sera capable de vous fournir les boissons manquantes. Pensez-bien à valider en amont l’adresse, le contact et les modalités de livraison avec le lieu. N’oubliez également pas de lui envoyer ainsi qu’au traiteur la liste complète des bouteilles, et de demander à ce dernier de recompter tous les reliquats en fin de soirée le jour J.
Pour ce qui est de notre exemple, je vous invite à télécharger ici un tableau type de commande de boissons que j’utilisais, adapté au public que j’avais l’habitude de recevoir, à des prix hypothétiques. Vous retrouverez sur le 2ème onglet la liste à transmettre au traiteur pour avoir un suivi des consommations rigoureux. A noter :
- 1 bouteille de 75cl de champagne ou vin = 6 verres environ
- 1 bouteille de 1l d’eau = 8 verres environ
- Toujours prévoir large pour l’eau
13. Finaliser la préparation de l’événement
La semaine de votre événement, vous devez avoir un déroulé-type finalisé. Vous pouvez l’envoyer à vos prestataires et équipes d’organisation en interne pour que tout le monde sache ce qui doit se passer à quel moment.
Au club, ce déroulé était envoyé aux prestataires, au président, au directeur général, aux équipes marketing/commercial et à mes collaborateurs/rices des relations publiques.
Si vous organisez un repas assis placé, pensez à demander aux équipes créa de préparer un visuel avec le plan de table que vous n’aurez plus qu’à remplir et imprimer (minimum format A3) au dernier moment. Je vous recommande de préparer deux visuels, un avec le numéro de table et la liste des convives à cette table, l’autre avec la liste par ordre alphabétique des convives et le numéro de table pour chacun.
Je vous recommande de vous préparer une feuille de route contenant :
- Les numéros de téléphone de tous les prestataires et intervenants
- La liste du matériel à ramener : listings d’entrée, signalétique, stylos, surligneurs, scotch, gaffeur (en avoir dans son sac ça dépanne), ordinateur, playlist pour la musique, décorations pour le sapin, etc.
- Le déroulé-type
Tout est normalement rôdé, mais il vous restera quelques tâches à effectuer la veille de l’événement :
- Envoyer un e-mail de confirmation contenant toutes les informations pratiques + un plan d’accès
- Préparer tout le matériel à rapatrier le lendemain.
- Faire rapatrier les cadeaux (peut aussi être fait le jour J).
- Suivre des livraisons de boissons avec votre contact sur place.
- Si besoin, faire une répétition générale de la prise de parole.
- Préparer le listing d’accès avec les noms des « confirmés ». J’en fais toujours deux versions, une par ordre alphabétique des convives et une par ordre alphabétique des sociétés, à imprimer en 2 ou 3 exemplaires. Je sors également un exemplaire de la liste complète des personnes ayant reçu l’invitation au cas où une personne n’ayant pas confirmé se présenterait.
- Finaliser la répartition des tables et les visuels plans de table, et les imprimer.
14. Mise en place et soirée
Vous avez normalement tout fait pour bien organiser votre soirée de gala, le jour J arrive.
Le premier sur les lieux devrait être le traiteur. En bon organisateur, vous allez être le chef d’orchestre de la soirée. Prévoyez d’arriver entre 3 heures et 4 heures avant l’heure de début pour gérer notamment :
- L’accueil et le suivi des prestataires.
- La mise en place de la signalétique par vos équipes ou un prestataire.
- La répétition générale de la prise de parole en situation.
- Prendre 10 minutes pour vous changer et vous refaire une beauté (n’hésitez jamais à prendre une « tenue de combat » pour la préparation et votre tenue de gala pour la soirée).
- Briefer la personne qui sera à l’entrée, avec le listing, en charge d’accueillir les clients. Elle devra demander son nom à chaque personne qui se présente et le surligner sur le listing.
Tout doit être prêt à minima 15 minutes avant l’heure de début de la soirée. Une fois les portes ouvertes, il faut rester vigilant. Garder un œil sur les prestataires et gérer le timing de la soirée. De mon côté, étant l’une des interlocutrices principale des clients tout au long de la saison, j’en profitais aussi pour passer du temps avec eux.
15. Fin de soirée et démontage
Le dessert est passé, les invités commencent à partir, d’autres restent encore un peu, tant mieux, cela signifie qu’ils passent une bonne soirée. C’est calme, c’est aussi le moment de souffler, de trinquer avec les équipes qui vous ont aidé et de les remercier.
Gardez un œil sur votre montre : les dépassements peuvent coûter cher, surtout au niveau de la location de l’espace et des coûts traiteurs. Au club, nous utilisions quelques « trucs » pour inciter les invités à partir :
- Clôturer les animations (et, par la même occasion, laisser le prestataire faire son rangement).
- Arrêter le service des boissons.
- Indiquer que les hôtesses, en charge de la distribution des cadeaux, vont bientôt partir.
- Naviguer auprès des derniers invités en leur indiquant que la soirée prend fin.
- Demander au traiteur de commencer à ranger le mobilier.
- Commencer à démonter la signalétique.
Une fois les derniers convives partis, la première chose à faire est de congédier les agents de sécurité et les hôtes/hôtesses. Vous pouvez ensuite finir de démonter la signalétique, les décorations, récupérer les cadeaux restants et également, en fonction de l’accord que vous avez passé avec le traiteur, les restes de boissons. Lorsque tout votre matériel est rangé, vous pouvez remercier les derniers prestataires, puis rentrer vous coucher.
16. Après l’événement
Le lendemain ou quelques jours après l’événement, il est impératif de débriefer. Avec les équipes commerciales pour avoir un retour global du ressenti client, puis avec votre équipe. Débriefer permet de mettre en lumière ce qui a été bien fait, ce qui aurait pu être amélioré et vous servira à organiser votre prochaine soirée de gala.
Il faut ensuite passer un peu de temps sur le listing de la soirée : qui est venu ? Qui n’est pas venu ? N’hésitez pas, en accord avec le commercial, à envoyer des e-mails du type « nous n’avons malheureusement pas eu le plaisir de vous croiser à notre soirée, nous espérons vous voir à la prochaine… ». Une manière de dire à l’invité qu’il nous a manqué tout en lui faisant comprendre que, la prochaine fois, ce serait bien qu’il prévienne.
Vous allez également devoir statuer sur le retour des cadeaux et boissons : que faire des reliquats ? Les garder pour un prochain événement ? Les utiliser pour une soirée interne ? Dans ce cas, faudra-t-il les retirer du bilan financier final de la soirée ?
Enfin, lorsque les factures arrivent, vous pourrez confronter le budget global et les dépenses réelles. N’oubliez pas de consigner les documents liés à l’organisation de cette soirée, ils vous serviront pour la suivante.
